학원 상담 신청은 들어오는데 방문 전 취소가 많습니다

작은 학원입니다. 상담 예약은 잡히는데 당일에 미루거나 그냥 취소되는 경우가 꽤 있어요. 너무 세게 안내하면 부담스러워 보일까봐 조심스럽고, 그냥 두면 시간만 비고요. 예약 전에 문자를 어떻게 보내야 할지 모르겠습니다